Procrastinación. Seguro que incluso quienes no saben lo que quiere decir esta palabreja la han sufrido en alguna ocasión. Este término tan imponente designa esos momentos en los que decidimos dejar una tarea para más adelante. Ya sea porque calculamos que aún nos queda tiempo para realizarla o porque nos parece que hay otras cosas más urgentes (o placenteras) para hacer en este momento. Decía el filósofo francés Alain que ninguna tarea tarda tanto como la que nunca se empieza, y ahora que ya estamos en septiembre, dispuestos a volver a la rutina, es el mejor momento de buscar estrategias para aprovechar mejor el tiempo y que os vamos a relatar desde Ágatar.
Una de las más curiosas es la conocida como el Método Pomodoro. Esta técnica fue desarrollada en los años 80 por el ingeniero Francesco Cirillo. Pero no os asustéis, aunque fuera ingeniero su método es muy simple. Pomodoro quiere decir, en italiano, ‘tomate’ y en este caso se refiere a los clásicos temporizadores de cocina, esos que en la época solían tener la forma de un tomate y que juegan un papel muy importante en su método.
¿Y qué tiene que ver el reloj de cocina con la gestión de tareas? Lo que nos propone Cirillo es que alternemos periodos cortos de actividad intensa con pequeños momentos de descanso. Está demostrado que el cerebro humano no es capaz de mantener la concentración al 100% durante periodos muy largos de tiempo. Hacer pequeñas pausas tiene así un efecto claro sobre el rendimiento. Pero además este método nos proporciona momentos de descanso ‘regulados’, que nos permiten despejar la mente de un modo controlado.
Trabajar por periodos
Una de las maneras más habituales de realizar este método es poner el temporizador de cocina en un margen de 25 a 30 minutos. Durante esa media hora, nos dedicaremos a hacer la tarea que tenemos pendiente con la máxima concentración, ignorando la entrada de correos electrónicos, las notificaciones del móvil o incluso si suena el teléfono (a menos que estemos esperando una llamada muy importante, claro). Después haremos cinco minutos de descanso en los que nos permitiremos hacer todas esas cosas. Saber que vamos a mirar el móvil cuando pase el tiempo estipulado ayuda a controlar la pulsión de mirarlo en el momento.
Por supuesto, no tienen por qué ser periodos de media hora. Para otros trabajos puede ser más útil que se ese periodo de actividad intensa dure 45 minutos o incluso una hora. Pero no es recomendable que el tiempo de actividad intensa seguida sea tan largo, ya que el cansancio puede empezar a hacer mella. De hecho, Cirillo recomendaba también dejar un periodo más largo de descanso, de unos 15 o 20 minutos cada cuatro horas de trabajo intenso aproximadamente.
Emparentado con este método está el sistema kaizen, que bebe de la filosofía oriental. En este caso se trata de crear un hábito en nuestro día a día. Si hay una tarea a la que le tenemos manía o que nos da bastante pereza, podemos ir aumentando gradualmente el tiempo que le dedicamos a ella, siempre que no sea tan urgente claro. Un buen ejemplo sería organizar documentos antiguos para hacerlos más accesibles. Así el primer día pueden ser cinco minutos, y al siguiente un poco más. La clave está en la regularidad y en que ese pequeño tiempo lo empleemos cada día a la misma hora.
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